Provinciale en gemeentelijke archieven in digitaal Drents depot

ASSEN - Het Drents Archief heeft onlangs met de provincie Drenthe een dienstverleningsovereenkomst gesloten voor deelname aan de pilot van het Drentse E-depot: een nieuwe digitale archiefbewaarplaats. De proef, die drie jaar duurt, moet uitwijzen hoe informatie en documenten van overheden tot in de eeuwigheid beschikbaar kunnen blijven. 

Het Drents Archief beheert en bewaart al meer dan een eeuw lang de provinciale archieven van Drenthe. Kilometers archief met verslagen, aktes, besluiten, brieven en notulen ligt er in geklimatiseerde depots. Maar tegenwoordig zijn de documenten die een overheid produceert steeds vaker alleen nog digitaal beschikbaar: tekstbestanden, Excelsheets en foto’s, maar ook filmpjes, apps en tweets. Hoe kunnen deze data in de toekomst toegankelijk blijven, zelfs wanneer de benodigde software verouderd is of helemaal niet meer bestaat? Het Drentse E-depot moet daarin gaan voorzien. Het digitale depot van het Drents Archief biedt niet alleen de opslagruimte; het hele systeem aan processen en dienstverlening eromheen is minstens zo belangrijk. Het e-depot moet namelijk ‘bit-rot’ voorkomen, het verschijnsel waardoor digitale bestanden op den duur niet meer leesbaar zijn en dus informatie verloren gaat. 

Dat de provincie Drenthe zich in de testfase al aansluit bij het Drentse E-depot is niet verwonderlijk, want het Drents Archief en de provincie werken al jaren samen. Gedeputeerde Henk Jumelet: ,,Deze pilot biedt de provincie en andere partijen de kans om kennis te delen en te vergroten op het gebied van duurzaam beheer van digitale gegevens. Door deze pilot kunnen straks ook meerdere gemeenten aanhaken op het moment dat zij dat willen. Zodat nu, maar vooral straks in de toekomst de digitale archieven beter toegankelijk zijn.”

Naast de provincie Drenthe zullen ook de gemeenten Emmen en Meppel deelnemen aan de pilot. In de toekomst zou elk digitaal archief een plek moeten kunnen krijgen in het Drentse E-depot.